Začnite údajom a jeho ďalším použitím
Pred skúšaním AI si zapíšte, ktoré údaje má proces z dokumentu získať a čo sa s nimi stane ďalej. Pri dodacom liste to môže byť číslo objednávky, kód položky, množstvo a jednotka. Každé pole má iný význam pre ďalší krok; zamenený kód položky môže vyžadovať inú reakciu než chýbajúca poznámka.
Určte tiež hranice úlohy. Má nástroj iba pripraviť návrh na kontrolu, alebo sa majú vybrané výsledky zapisovať do systému bez ďalšieho prepisovania? Tieto dva režimy potrebujú odlišné podmienky prijatia. Výsledok jedného ukážkového dokumentu nepovažujte za schválenie celého procesu.
Vzorka má pripomínať skutočný príjem dokumentov
Zahrňte podklady od rôznych dodávateľov, odlišné rozloženia strán aj prípady s viacerými položkami. Odlíšte dokument s textovou vrstvou od skenu a fotografie. Jazyk, kvalitu obrazu a podporované formáty preverujte pre konkrétny nástroj.
Vytvorte vlastný zoznam situácií z prevádzky: neúplná príloha, otočená strana, ručne doplnená poznámka alebo rovnaká položka na viacerých riadkoch. Pri každom type si určte, či ho má prvá verzia spracovať, vrátiť na doplnenie alebo odovzdať človeku. Testovacie podklady sprístupnite iba v schválenom prostredí a odstráňte nepotrebné údaje.
Správne hodnoty pripravte pred vyhodnotením
Ku skúšobným dokumentom pripravte overené očakávané údaje. Výsledok nástroja porovnávajte s týmto podkladom po jednotlivých poliach, nielen podľa toho, či bol dokument označený ako spracovaný. Osobitne sledujte nesprávnu hodnotu a údaj, ktorý nebol nájdený.
Dohodnite, čo sa považuje za zhodu. Pri čísle objednávky môžu byť významné úvodné nuly, pri množstve zase jednotka a desatinný oddeľovač. V našom modelovom procese nie je „10 balení“ automaticky to isté ako „10 kusov“. Výnimku alebo prevod musí potvrdiť vlastník procesu, nie sa potichu stratiť v úprave textu.
Jedno celkové číslo nevysvetlí všetky chyby
Pre firmu si pripravte prehľad podľa polí a typov dokumentov. Ak nástroj správne číta názvy, ale zamieňa kódy položiek, celkové hodnotenie nemusí vystihovať prevádzkový dopad. Pri každom probléme zapíšte príklad a dôsledok pre ďalší krok.
Hranicu automatického spracovania nastavujte podľa overených výsledkov a dopadu omylu. Ak nástroj vracia skóre istoty, overte jeho význam a správanie na testovacej vzorke. Nízku istotu možno využiť na odovzdanie človeku; samotné vysoké skóre nenahrádza kontrolu správnosti procesu.
- Nesprávne vyplnený údaj.
- Chýbajúci povinný údaj.
- Hodnota priradená k nesprávnemu riadku.
- Rozpor medzi množstvom a jednotkou.
- Prípad mimo dohodnutého rozsahu.
Kontrolujúci človek potrebuje vidieť podklad
Navrhnite, čo pracovník dostane pri výnimke: pôvodný dokument, označené pole, návrh hodnoty a dôvod kontroly. Vďaka tomu môže rozhodnúť bez hľadania prílohy v ďalšej schránke. Určte, kto smie údaj opraviť a čo sa má stať, ak správnu hodnotu nemožno z podkladu zistiť.
V modelovom príjme môže pracovník potvrdiť množstvo, vyžiadať nový dokument alebo prípad odložiť s dôvodom. Každá možnosť má viesť k jasnému stavu. Do merania pilotu zahrňte aj tento čas; automaticky pripravený návrh nemá prevádzkový prínos len preto, že vznikol rýchlo.
Overte aj cestu do cieľového systému
Správne prečítaný dokument ešte nemusí vytvoriť správny prevádzkový záznam. Prejdite párovanie objednávky a položiek, povinné údaje cieľového systému aj situáciu, keď sa príloha odošle opakovane. Potrebujete vedieť, či vznikol návrh, potvrdený zápis alebo prípad čakajúci na opravu.
Pri pilote porovnajte dnešný spôsob práce s novým tokom vrátane kontroly, opráv a riešenia výnimiek. Zaznamenajte aj prípady, ktoré sa dokončili ručne. Tak získate podklad na rozhodnutie, či proces rozšíriť, zúžiť na vhodné dokumenty alebo najprv upraviť vstupy.
Rozsah rozširujte až po vyhodnotení
Výsledky pilotu uložte spolu s verziou riešenia, opisom vzorky a rozhodnutými pravidlami. Pri zmene nástroja, nastavenia alebo typu dokumentov znovu preverujte relevantné prípady. Zachovajte aj dokumenty, ktoré odhalili chybu, aby sa rovnaký problém pri úprave neprehliadol.
Na konzultáciu v DAVOND si pripravte anonymizované ukážky dokumentov, zoznam požadovaných polí a opis cieľového procesu. Spolu môžeme prejsť, čo má AI pripraviť, kde zostane rozhodnutie človeka a aké výsledky treba overiť pred spustením.