Úspešný import ešte neznamená použiteľné dáta
Nový systém môže prijať všetky riadky zo súboru, no používateľ stále nemusí nájsť správny kontakt alebo dokončiť rozpracovanú zákazku. Pre firmu je rozhodujúce, či údaje zachovali svoj význam a vzájomné súvislosti. Preto si ešte pred prenosom položte otázku: akú prácu musí tím zvládnuť hneď v prvý deň?
Pripravte zoznam konkrétnych úloh. Obchodník potrebuje otvoriť aktívnu zákazku a jej kontakt, koordinátor vidieť termín a priradenú osobu, vedenie získať porovnateľný report. Tieto úlohy určia, ktoré údaje musia byť v novom systéme úplné. Samotný počet prenesených záznamov je iba jedna časť kontroly.
Rozhodnite, čo sa prenáša a čo zostáva v archíve
Rozdeľte údaje na tie, s ktorými budete ďalej pracovať, a históriu určenú najmä na dohľadanie. Pri každej skupine určte vlastníka rozhodnutia, zdroj a spôsob prístupu po prechode. Neprenášajte všetko len preto, že export takú možnosť ponúka; zároveň nevyraďujte údaje bez dohody s ľuďmi, ktorí ich potrebujú.
Pri archíve si overte, či sa v ňom dá vyhľadávať, kto ho môže otvoriť a ako sa záznam spojí s novým systémom. Otvorené prípady môžu potrebovať staršie prílohy alebo komunikáciu. Rozsah preto neposudzujte iba podľa dátumu vytvorenia záznamu.
- Aktívne kontakty a aktuálne číselníky.
- Rozpracované zákazky vrátane stavov a zodpovedností.
- Prílohy a súvislosti potrebné na pokračovanie práce.
- Historické záznamy s dohodnutým spôsobom dohľadania.
- Údaje mimo rozsahu s uvedeným dôvodom a schvaľovateľom.
Ku každému poľu zapíšte pravidlo prevodu
Vytvorte mapu zdrojových a cieľových polí. Pri názve zákazky môže byť prevod priamy, pri stave alebo kategórii už treba rozhodnutie. Napríklad staré označenia „otvorené“ a „čaká“ nemusia zodpovedať rovnakému kroku nového procesu. Pravidlo musí vysvetľovať význam, nie iba podobnosť názvov.
Osobitne riešte prázdne hodnoty, formát dátumov, jednotky a identifikátory. Zákazka musí zostať priradená správnemu zákazníkovi aj po zmene interného čísla. Zachovajte dohľadateľné spojenie medzi pôvodným a novým záznamom. Neznámu hodnotu označte na rozhodnutie; nevypĺňajte ju automaticky údajom, ktorý môže pôsobiť ako overený fakt.
Duplicity čistite s pravidlom, nie jedným tlačidlom
Dva záznamy s podobným názvom nemusia byť ten istý zákazník. Môže ísť o pobočky, rozdielne kontaktné osoby alebo samostatné firmy. Pred zlúčením určte, podľa čoho sa totožnosť posudzuje, ktorý záznam zostane hlavný a čo sa stane s pripojenými zákazkami.
Sporné prípady nechajte potvrdiť vlastníkom dát. Uchovajte záznam o oprave a pôvodné hodnoty tak, aby sa dalo vysvetliť, čo sa zmenilo. Ak čísla alebo kontakty chýbajú, rozlišujte medzi opravou zo spoľahlivého podkladu a odhadom. Migrácia nemá skryť neistotu pod uhladený nový formulár.
Skúšobný prenos kontrolujte ako bežnú prácu
Pri skúšobnom importe si tím prejde pripravené úlohy: nájde zákazku, otvorí prílohu, zmení povolený stav a vytvorí report. Zahrňte aj neúplné, staršie a neobvyklé záznamy. Vybrané prípady skontrolujte od zdroja po výsledok; pri každom zaznamenajte očakávaný stav a zistený rozdiel.
Porovnajte aj počty podľa skupín a relevantné súčty. Ak sa počet záznamov zmenil pre schválené zlúčenie duplicít, rozdiel musí byť vysvetlený. Chýbajúci kontakt alebo zákazka naviazaná na nesprávnu firmu nesmie zostať ukrytá v celkovom súčte. Evidujte odmietnuté riadky, dôvod a osobu, ktorá vyrieši opravu.
Pre deň prechodu určte hranicu a postup návratu
Dohodnite, dokedy sa zapisuje do starého systému a od ktorého momentu do nového. Ak počas prenosu vzniknú ďalšie prípady, pomenujte, ako sa doplnia a kto overí ich úplnosť. Súbežná práca bez jasného pravidla môže vytvoriť dve rozdielne verzie tej istej zákazky.
Pred spustením určte, aké nedostatky znamenajú odklad a kto môže rozhodnúť o pokračovaní. Pripravte zálohu, overený spôsob obnovy a postup pre záznamy vytvorené po prechode, ak by bol návrat potrebný. Návrat nie je iba zapnutie starého systému; musí zachovať aj novú prácu tímu.
- Čas posledného exportu a zodpovedná osoba.
- Kontrola dát, ktorá musí prejsť pred spustením.
- Zoznam otvorených rozdielov a rozhodnutie o každom z nich.
- Pravidlo pre nové prípady počas prechodu.
- Podpora používateľov a spôsob hlásenia chýb.
Migráciu prevezmite spolu s procesom
Hotová migrácia má mať potvrdený rozsah, zapísané pravidlá prevodu a výsledky kontrol. Používatelia majú vedieť nájsť údaje, pokračovať v rozpracovaných prípadoch a rozpoznať problém. Prvé dni sledujte najmä to, či tím nemusí obchádzať nový systém ďalšou tabuľkou.
Ak plánujete výmenu interného systému, prineste na konzultáciu zoznam zdrojov dát, anonymizovanú ukážku a hlavné úlohy používateľov. V DAVOND môžeme prejsť rozsah prenosu a neistoty, aby sa migrácia plánovala spolu s novým procesom, nie až ako posledný krok pred spustením.